Pré check-in online

Em que consiste esta funcionalidade?

Associado ao módulo Agenda, o Pré check-in online permite incorporar na ficha do cliente um formulário que pode ser incluído no e-mail de lembrete da marcação enviado para o endereço de e-mail associado à reserva.

Caso o cliente não o preencha antes da visita, poderá fazê-lo diretamente no centro, antes de usufruir do serviço, através da ligação enviada por e-mail ou mediante a leitura do código QR incluído na sua ficha do CRM.

Que informação pode ser incluída no Pré check-in online?

O Pré check-in online permite diferentes tipos de campos:

Seleção única ou múltipla.
Campos de texto.
Caixas de aceitação.
Assinatura digital.

Exemplos de informação habitualmente incluída:

Aceitação das condições gerais do centro.

Informação sobre o tratamento dos dados pessoais do cliente (RGPD).

Consentimento para receção de newsletters.

Declaração de cumprimento dos requisitos de saúde.
Dados de contacto ou outra informação relevante.
Assinatura digital.

⚠️ Devido à complexidade necessária para cumprir o nível elevado do RGPD (o exigido para armazenar dados específicos de saúde), decidimos avançar com o termo de responsabilidade padrão que muitos de vocês já utilizavam, garantindo assim o cumprimento da legislação por ambas as partes.

As perguntas podem ser suficientemente específicas para saber se o cliente está apto para o serviço, mas não para armazenar qualquer dado concreto relativo à sua saúde.

✔️ Exemplos de perguntas permitidas:

Tem algum problema de saúde que devamos conhecer antes do tratamento? Sim/Não

Tem alguma prótese, alergia ou doença que devamos conhecer antes do tratamento? Sim/Não

⛔ Exemplos de perguntas não permitidas:

Está grávida? Sim/Não

Tem alguma doença? Indique qual

Como ativo o envio do Pré check-in online?

1. Contacte soporte@spalopia.com e solicite a ativação.

2. A nossa equipa verificará se a funcionalidade está incluída na sua contratação ou, caso contrário, informará sobre o custo associado.

3. Para configurar precisamos:

- Documento com as perguntas e informações a incluir em todos os idiomas ativos (seguindo os requisitos acima indicados).
- Texto a incluir no e-mail de lembrete da marcação e prazo de envio antes da chegada do cliente.
- Tempo de validade do Pré check-in online (após o qual deverá ser preenchido novamente).

4. Assim que recebermos a informação, configuraremos o seu Pré check-in online com a maior brevidade possível e entraremos em contacto para que possa começar a usufruir das suas vantagens.

Como o cliente preenche o Pré check-in online?

O cliente pode aceder ao formulário de duas formas: através da ligação recebida por e-mail ou diretamente no centro antes do serviço. Neste último caso, poderá fazê-lo digitalizando o código QR disponível na sua ficha de CRM ou utilizando a ligação enviada por e-mail.

Para preenchê-lo no centro, basta seguir os seguintes passos:

Na ficha do cliente, clique no ícone do lápis por baixo do nome.
Será aberta uma nova página com o código QR no canto superior direito.
Depois de concluído, o Pré check-in online ficará automaticamente armazenado na ficha do cliente.

Onde posso consultar as respostas dos clientes?

Quando um cliente completa o Pré check-in online, na sua ficha de CRM é ativada a secção Formulários Pré Check-in, onde ficam armazenados todos os documentos.

💡 Outras considerações:

A numeração reflete a quantidade de formulários concluídos.
Se o cliente tiver iniciado mas não finalizado o formulário, o estado aparecerá como pendente até à sua conclusão.
Se o seu centro fizer parte de uma cadeia, poderá verificar se o cliente preencheu o Pré check-in online no seu centro ou noutro, sem que isso elimine respostas anteriores.
O cliente poderá preencher os formulários em qualquer um dos centros com a funcionalidade ativa, sem eliminar respostas dadas anteriormente.
O resumo por baixo do nome do cliente será atualizado com a informação do Pré check-in online.
Ao criar uma nova marcação, poderá verificar através de ícones se o cliente aceitou o RGPD e se cumpre as condições médicas necessárias.

Os ícones se apresentam da seguinte maneira:

⚠️ Estas validações também podem ser realizadas manualmente através da ficha rápida do cliente na Agenda, pelo que os ícones não implicam necessariamente o preenchimento do Pré check-in online por parte do cliente.

✉️ Se durante o processo tiver qualquer questão, por favor, não hesite em escrever-nos para soporte@spalopia.com