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💡 En este manual de ayuda encontrarás la siguiente información:
¿En qué consiste esta funcionalidad?
Asociada al módulo Agenda, la funcionalidad de digitalización de formularios permite incorporar en la ficha del cliente un documento que puede incluirse, además, en el email recordatorio de cita que recibirá en la dirección de correo electrónico asociado a la reserva.
Si el cliente no lo cumplimentase antes de su visita, lo podrá hacer directamente en el centro, antes del disfrute del servicio, a través del enlace enviado por correo electrónico o mediante lectura del código QR incluido en su ficha del CRM. Puedes ver más información en el apartado ¿Cómo cumplimenta el cliente el formulario digital?
¿Qué información puedo incluir en el formulario digital?
Se pueden incluir preguntas con respuestas de selección única o múltiple, campos de texto y casilla de aceptación por parte del cliente.
A continuación, mostramos los tipos de preguntas más comunes con algunos ejemplos para ayudarte a diseñar tu formulario.
- Texto a incluir en el e-mail de recordatorio de cita y antelación con la que te gustaría que se enviara al cliente.
- Aceptación de las condiciones generales del centro.
- Información sobre el tratamiento de los datos personales del cliente (LOPD)
- Aceptación de envío de newsletter por parte del centro.
- Aceptación por parte del cliente del cumplimiento de los requisitos de salud.
- Solicitud de datos de contacto u otra información relevante.
- Firma digital
Debido a la complejidad necesaria para cumplir con el nivel alto de la RGPD (el requerido para almacenar datos específicos de salud), hemos decidido avanzar con el descargo de responsabilidad estándar que muchos de ustedes ya estaban utilizando, garantizando así el cumplimiento de la normativa por ambas partes.
Las preguntas pueden ser lo suficientemente especificas para saber si el cliente es apto para el servicio, pero no para almacenar ningún dato concreto relativo a su salud.
✔️ Ejemplos de preguntas permitidas:
- ¿Tienes algún problema de salud que debamos saber antes del tratamiento? Sí/No
- ¿Tienes alguna prótesis, alergia o enfermedad que debamos saber antes del tratamiento? Sí/No
⛔ Ejemplos de preguntas no permitidas:
- ¿Estás embarazada? Sí/No
- ¿Tienes alguna enfermedad? Escribe cuál
¿Cómo activo el envío de formularios?
- Contacta con soporte@spalopia.com y solicita la activación.
Nuestro equipo te confirmará si esta funcionalidad está incluida en tu contratación o, en caso contrario, del coste asociado.
- A continuación, necesitaremos que nos envíes la siguiente información:
- Documento con las preguntas e información a incluir en el formulario en todos los idiomas activos teniendo en cuenta los requisitos arriba indicados.
- Texto a incluir en el e-mail de recordatorio de cita y plazo en el que deseas configurar el envío antes de la llegada del cliente.
- Tiempo de validez del formulario. Pasado ese plazo, el cliente debe volver a rellenarlo para actualizar sus datos. - Una vez recibamos la información, configuraremos tu formulario personalizado y te avisaremos para que puedas empezar a disfrutar de sus ventajas.
¿Cómo cumplimenta el cliente el formulario digital?
Si el cliente no lo cumplimentase antes de su visita, lo podrá hacer directamente en el centro, antes del disfrute del servicio, a través del enlace enviado por correo electrónico o mediante lectura del código QR incluido en su ficha del CRM. Para ello, solo necesitas seguir los siguientes pasos:
- Haz clic en el lápiz que encontrarás bajo el nombre del cliente:
- Se abrirá una nueva página, donde encontrarás el QR en la esquina derecha superior
Una vez completado el formulario, este se almacenará automáticamente en la ficha del cliente dentro del CRM. Puedes ver todos los detalles en el apartado ¿Dónde veo las respuestas de los clientes?
¿Dónde veo las respuestas de los clientes?
Una vez el cliente haya cumplimentado el formulario, dentro de su ficha del CRM se activará un nuevo apartado: Formularios Pre Check-in
Aquí se irán almacenando todos los formularios que vaya rellenando este cliente, y la numeración refleja la cantidad de formularios que han sido completados.
💡 Si el cliente ha comenzado a rellenar el formulario pero no lo ha finalizado, la información quedará reflejada en el Estado del formulario, el cual se actualizará automáticamente una vez se complete.
📌 Si tu centro pertenece a una cadena, podrás ver si el cliente ha rellenado el formulario digital en tu centro o en otro.
En el siguiente ejemplo nos encontramos en el Spa Demo 2, y vemos que el cliente ha cumplimentado el formulario en el Spa Demo 1.
El cliente podrá completar los formularios en cualquiera de los centros, sin que esto elimine las respuestas dadas anteriormente:
En cuanto el envío del formulario quede registrado correctamente, además, el resumen que veremos a la izquierda, bajo el nombre del cliente, se actualizará para mostrarnos los datos relacionados:
Asimismo, al crear una nueva cita para este cliente, podrás comprobar, a través de los iconos visibles en el resumen, si el cliente ha aceptado la LOPD y si cumple las condiciones médicas para disfrutar de los servicios agendados.
📌 Los iconos se pueden presentar de la siguiente manera:
⚠️ Estas validaciones también se pueden realizar de forma manual desde la ficha rápida del cliente en la Agenda, por lo que los iconos no implican la cumplimentación del formulario digital por parte del cliente.
Estamos seguros de que esta nueva funcionalidad simplificará y mejorará tanto la gestión de tus citas como la experiencia de tus clientes.
Si durante el proceso tienes cualquier consulta, por favor, no dudes en escribirnos a soporte@spalopia.com