Pre check-in online

¿En qué consiste esta funcionalidad?

Asociado al módulo Agenda, el Pre check-in online permite incorporar en la ficha del cliente un formulario que puede incluirse en el email recordatorio de cita que recibirá en la dirección de correo electrónico asociada a la reserva.

Si el cliente no lo cumplimenta antes de su visita, podrá hacerlo directamente en el centro, antes del disfrute del servicio, a través del enlace enviado por correo electrónico o mediante lectura del código QR incluido en su ficha del CRM.

¿Qué información se puede incluir en el Pre check-in online?

El Pre check-in online admite distintos tipos de campos:

• Selección única o múltiple.
• Campos de texto.
• Casillas de aceptación.
• Firma digital.

Ejemplos de información habitual:

• Aceptación de las condiciones generales del centro.
  
  

• Información sobre el tratamiento de los datos personales del cliente (LOPD).
  
  

• Consentimiento para la recepción de newsletters.
  
  

• Declaración de cumplimiento de requisitos de salud.
  
  
  
  
• Datos de contacto u otra información relevante.
  
  
• Firma digital
  

⚠️Debido a la complejidad necesaria para cumplir con el nivel alto de la RGPD (el requerido para almacenar datos específicos de salud), hemos decidido avanzar con el descargo de responsabilidad estándar que muchos de ustedes ya estaban utilizando, garantizando así el cumplimiento de la normativa por ambas partes.

Las preguntas pueden ser lo suficientemente específicas para saber si el cliente es apto para el servicio, pero no para almacenar ningún dato concreto relativo a su salud.

¿Cómo activo el envío del Pre check-in online?

1. Contacta con soporte@spalopia.com y solicita la activación.
2. Nuestro equipo verificará si la funcionalidad está incluida en tu contratación o, en caso contrario, te informará del coste asociado.
3. Para configurarlo necesitaremos:
   - Documento con las preguntas e información a incluir en todos los idiomas activos (siguiendo los requisitos anteriores).
   - Texto a incluir en el email recordatorio de cita y el plazo de envío antes de la llegada del cliente.
   - Tiempo de validez del Pre check-in online (tras el cual deberá completarse de nuevo).
4. Una vez recibida la información, configuraremos tu Pre check-in online a la mayor brevedad posible y te avisaremos para que empieces a disfrutar de sus ventajas.

¿Cómo cumplimenta el cliente el Pre check-in online?

El cliente puede acceder al formulario de dos formas: mediante el enlace recibido por correo electrónico o directamente en el centro antes del servicio. En este último caso, puede hacerlo escaneando el código QR disponible en su ficha de CRM o utilizando el enlace enviado por email.

Para rellenarlo en el centro, solo se necesita seguir los siguientes pasos:

1. En la ficha del cliente, haz clic en el icono del lápiz bajo su nombre.
   
   
2. Se abrirá una nueva página con el código QR en la parte superior derecha.
   
   
3. Una vez completado, el Pre check-in online se almacenará automáticamente en la ficha del cliente.

¿Dónde veo las respuestas de los clientes?

Cuando un cliente completa el Pre check-in online, en su ficha del CRM se activa el apartado Formularios Pre Check-in, donde se almacenan todos los documentos.

💡 Otras consideraciones

• La numeración refleja la cantidad de formularios completados.
  
  
• Si el cliente lo ha iniciado pero no finalizado, el estado aparecerá como pendiente hasta que se complete.
  
  
• Si tu centro forma parte de una cadena, podrás ver si el cliente ha rellenado el Pre check-in online en tu centro o en otro, sin que esto elimine respuestas previas.
  
  
• El cliente podrá completar los formularios en cualquiera de los centros que tenga la funcionalidad activa, sin que esto elimine las respuestas dadas anteriormente:
  
  
• El resumen bajo el nombre del cliente se actualizará con la información del Pre check-in online.
  
   
• Al crear una nueva cita, podrás comprobar mediante iconos si el cliente ha aceptado la LOPD y si cumple con las condiciones médicas necesarias.
  
  
  
  Los iconos se pueden presentar de la siguiente manera:
  

 

✉️ Si durante el proceso tienes cualquier consulta, por favor, no dudes en escribirnos a soporte@spalopia.com